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REVISTA DA MADEIRA - EDIÇÃO N°98 - AGOSTO DE 2006

Finanas

Estratgia de controle financeiro pode salvar o ano

O segundo semestre do ano o momento de avaliar os primeiros resultados do planejamento anual e visualizar as perspectivas e resultados para o final do ano. Para solucionar pequenos problemas financeiros e prevenir prejuzos recomendvel elaborar um plano de controle financeiro. Neste sentido, o Sebrae de Minas Gerais elaborou um manual que ensina as empresas a organizarem este setor.

De acordo com o Manual, a manuteno de uma liquidez confortvel e seus resultados satisfatrios so frutos de uma srie de decises e atitudes tomadas diariamente. A sade financeira vai bem graas as vrias operaes na empresa. Algumas decises e atitudes podem afetar, de maneira positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais da empresa.

Para cuidar da gesto financeira, o empresrio precisa lidar com nmeros e informaes o tempo todo. Se a empresa tem nmeros confiveis, ele consegue informaes para tomar decises. As informaes financeiras que o empresrio precisa para tomar decises so obtidas por meio dos controles financeiros.

Ento, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros gerar informaes teis e confiveis para o empresrio tomar decises.

Para obter informaes teis gesto financeira, o primeiro estgio ser organizar os controles internos para que eles forneam as informaes necessrias tomada de decises. O segundo estgio consiste na preparao dos dados e das informaes necessrias para a gesto do capital de giro. Nesse estgio, sero apresentados o conceito de capital de giro, as operaes que precisam de recursos e a metodologia para planejar e calcular a necessidade de capital de giro necessrio s operaes da empresa. O terceiro e ltimo estgio apresenta os instrumentos e as aes para a sua gesto, para a qual o fluxo de caixa o instrumento bsico. Neste estgio preciso observar, afim de corrigir os seguintes tpicos:

- Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.

- Aumento dos prazos de vendas, com financiamentos da prpria empresa.

- Aumento da inadimplncia (clientes em atraso).

- Aumento das compras vista.

- Aumento do tempo de fabricao.

- Retiradas de recursos para aplicaes em outras atividades.

- Excesso de retiradas pelos scios.

- Reduo dos lucros mensais. Para manter a liquidez os recursos que entram no caixa da empresa sero suficientes para pagar seus compromissos. Para chegar a um ponto de equilbrio o primeiro passo a tomada das seguintes decises:

- Reduo de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).

- Reduo dos prazos de recebimentos de vendas, mediante: aumento das vendas vista; aes efetivas de cobrana e melhoria no credirio para reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.

- Aumento de prazos para pagamentos aos fornecedores.

- Entrada de novos recursos no caixa, mediante: integralizao de capital dos scios;vendas vista de equipamentos ociosos. Aumento dos lucros.

Controles financeiros

No adianta a empresa ter uma srie de dados, se os registros existentes no forem confiveis e se os procedimentos adotados no estiverem organizados para fornecer informaes em tempo hbil.

Para evitar dificuldades, a empresa precisa definir quais so as informaes teis para as decises financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informaes desejadas.

Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques so essenciais para a gesto financeira, ou seja, sem esses controles, o empresrio ter dificuldades para gerenciar as finanas da empresa.

O controle dirio de Caixa registra todas as entradas e sadas de dinheiro, alm de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade do controle de caixa verificar se no existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa conferido diariamente, e as diferenas porventura existentes tm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferena ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferena est zerada.

Na hiptese de a diferena ocorrer por desvios de recursos, resta identificador o responsvel e tomar as devidas providncias. Alm disso, o controle de caixa fornece informaes para: controlar os valores depositados em bancos; fazer pagamentos em dinheiro, quando h recursos disponveis evitando com isso, despesas com CPMF; controlar e analisar as despesas pagas e fornecer dados para elaborao do fluxo de caixa.

Por medidas de segurana, evite manter dinheiro e cheques em caixa.

Se a empresa tiver saldo de dinheiro em caixa melhor antecipar pagamentos por trs a cinco dias do que depositar o dinheiro em bancos. Essa medida economiza gastos com CPMF.

Controle bancrio

preciso fazer o registro dirio de toda a movimentao bancria e do controle de saldos existentes, ou seja, os depsitos e crditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancrios e demais valores debitados em conta (tarifas bancrias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, gua e telefone, entre as principais).

O controle bancrio tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lanamentos gerados pelo banco, alm de apurar as diferenas nos registros se isso ocorrer; a segunda gerar informaes sobre os saldos bancrios existentes, inclusive se so suficientes para pagar os compromissos do dia.

Acompanhar as vendas dirias e o total das vendas acumuladas durante o ms, possibilitando ao empresrio tomar providncias dirias para que as metas de vendas sejam alcanadas. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informaes: Controlar o total das vendas dirias e os respectivos prazos de recebimentos: vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, enfim; totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos; fornecer dados para conferncia de caixa (para certificar se os valores das vendas vista foram registrados no caixa); controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber; dar informaes para compras e fluxo de caixa.

Contas a receber

Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para: fornecer informaes sobre o total dos valores a receber de clientes; estimar os valores a receber que entraro no caixa da empresa, por perodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias; conhecer o montante das contas j vencidas e os respectivos perodos de atraso, bem como tomar providncias para a cobrana e o recebimento dos valores em atrasos; fornecer informaes sobre os clientes que pagam em dia; fornecer informaes para os elaborao do fluxo de caixa.

Quando o cliente no pagar na data do vencimento, verifique o histrico do cliente, para analisar as providncias que devero ser tomadas. Alm de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabtica.

Essa organizao fornece informaes importantes para as reas de crdito, cobrana e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicao direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crdito e observando sua freqncia de compras.

Contas a pagar

Organize os totais a pagar, obedecendo seus perodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, e outros. Mantendo as contas em dia voc evita o estresse e ainda adquire uma srie de vantagens: estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; controla o montante dos compromissos j vencidos e no pagos, em casos de dificuldades financeiras; Fornece informaes para elaborao de fluxo de caixa.

Quando a empresa no conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.

Controlando os estoques existentes na sua empresa, voc evita desvios, fornece informaes para reposio dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providncias para reduo dos produtos parados no estoque.

O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informaes: o montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos; as quantidades em cada item de estoque; a quantidade e custo das mercadorias vendidas; os estoques sem movimentao; a necessidade compras/reposio de estoques e fluxo de caixa.

Os controles financeiros da empresa sero teis para as decises empresariais e muito importantes para o dia-a-dia dos negcios. As informaes geradas com esses controles representam o primeiro estgio para a gesto do capital de giro.

Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

Capital de Giro

Capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital necessrio para financiar a continuidade das operaes da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques e recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salrios e demais custos e despesas operacionais.

Podemos observar, conforme o prprio nome indica, que o capital de giro est relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatrio no corpo humano.

Existem diversos mtodos que levam ao mesmo resultado. Um mtodo simples o levantamento da necessidade de capital de giro em dois tpicos. O primeiro inclui: contas a receber de clientes; estoque matria-prima; estoque de produtos acabados; estoque de mercadorias. E o segundo consta: fornecedores a pagar; impostos a pagar; custos e despesas a pagar. A partir disso so feitos os clculos e as negociaes.

Nas empresas de pequeno porte cerca de 90% do tempo do gerente financeiro so dedicados gesto do capital de giro. De fato, isso se justifica, pois a gesto do capital de giro um dos aspectos mais importantes para a sade financeira da empresa. Quando a empresa no consegue manter um nvel satisfatrio de caixa para honrar seus compromissos por causa do desequilbrio de capital de giro, provavelmente ela poder ser forada a sair do mercado, principalmente se perder os crditos junto a fornecedores e bancos.

Fonte: Servio de Apoio s Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais

Dilson Campos Sebrae/ MG.