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REVISTA DA MADEIRA - EDIÇÃO N°81 - JUNHO DE 2004

Logstica

Os custos de armazenagem na logstica moderna

Uma das principais caractersticas da logstica moderna sua crescente complexidade operacional. Aumento da variedade de produtos, entregas mais freqentes, menores tempos de atendimento, menor tolerncia a erros de separao de pedidos e presses para reduo dos nveis de estoque, so alguns dos principais drivers da complexidade. Uma das conseqncias deste fenmeno que alguns componentes do custo logstico, at ento pouco significativos, como por exemplo o de armazenagem, passam a ter uma participao importante. Tudo isto tem empurrado as empresas na direo de um contnuo processo de modernizao, tanto tecnolgico, quanto gerencial. Na busca de alternativas de modernizao gerencial, uma importante pergunta que deve ser feita : como esto sendo alocados esses custos que no passado eram pouco relevante, e que vem se tornando cada dia mais importantes?

A incapacidade de responder a esta pergunta, pode gerar nas empresas um srio problema de credibilidade das informaes contbeis, com reflexos negativos sobre a qualidade do processo decisrio. Um bom exemplo deste problema surge quando da deciso de continuidade, ou no, de uma determinada linha de produtos com base na sua rentabilidade. Uma alocao equivocada dos custos de armazenagem, tende a gerar um subsdio cruzado, que distorce a rentabilidade e pode resultar numa deciso equivocada sobre aquela linha de produtos.

A necessidade de uma alocao mais precisa e confivel tem como contrapartida uma maior sofisticao e complexidade contbil. Isto sinaliza a necessidade de ser criterioso no momento de decidir sobre o nvel de detalhamento / sofisticao do sistema de custeio. Simplificaes podem e devem ser feitas a fim de que o sistema de custeio no se torne demasiadamente caro e trabalhoso. Uma maior ateno deve ser dada na escolha dos critrios de alocao e nas suas revises peridicas, que podem trazer benefcios significativos com pouco nus para empresa.

importante deixar clara a diferena entre custos de estoque e armazenagem. Sero considerados custos de armazenagem os que se referem ao acondicionamento dos bens e a sua movimentao, como por exemplo: aluguel do armazm, mo-de-obra, depreciao das empilhadeiras etc, enquanto, os custos referentes aos bens, produzidos ou comercializados, propriamente dito, como o custo financeiro de estoque e o custo de perdas devido a roubo, obsolescncia e avarias - sero tratados em outra oportunidade por serem classificados como de estoque.

Armazenagem e Sistema de Custeio

A atividade de armazenagem no vem sendo tratada com a devida ateno pelos sistemas de custeio, nem mesmo pelos sistemas gerenciais. Normalmente, esses custos so agrupados a um nico centro de custos e alocados aos produtos, ou mesmo aos clientes, com base no faturamento ou no volume de vendas. At mesmo as empresas que utilizam o sistema de custeio ABC (Activity Based Costing) tendem a alocar seus custos de armazenagem com base nos critrios de faturamento ou volume.

Essa prtica de alocao sempre gerou distores. No entanto, no passado, esses custos no eram to relevantes e, portanto no tinham grande influncia no resultado final. Hoje, a atividade de armazenagem vem ganhando importncia e os seus custos se tornado mais relevantes, tanto na indstria, quanto no varejo.

As indstrias tm acompanhado a tendncia de mercado de ampliar a gama de itens produzidos e aumentar a freqncia de entregas. Como resultado dessas transformaes, ocorre um aumento do nmero de pedidos processados e a mudana no perfil desses pedidos. Grandes pedidos esto sendo substitudos por muitos pequenos pedidos com grande variedade de itens. Assim, torna-se necessrio o investimento em novas tecnologias de gerenciamento, movimentao e separao de materiais, como sistemas WMS, transelevadores e sistemas automticos ou semi-automticos de picking.

No varejo, os custos de armazenagem tambm so bastante representativos. No h dvidas sobre a relevncia dos custos associados ao espao em gndola e a reposio de mercadorias. No entanto, esses custos usualmente no so vistos como de armazenagem. Na realidade no importa se a empresa os considera, ou no, como de armazenagem, mas sim que a mesma metodologia de alocao pode ser utilizada com sucesso. Afinal estamos nos referindo a movimentao e acondicionamento de mercadorias.

Outra forte tendncia do varejo operar com depsitos centralizadores de estoque e com a prtica de cross-docking, tornando mais expressivos os custos de armazenagem, relativamente aos custos de estoque, que tendem a se reduzir diante da centralizao.

Alm das transformaes nos sistemas clssicos de armazenagem da indstria e do varejo, a necessidade por informaes mais precisas vem fazendo com que os sistemas de custeio deixem de atender s expectativas. A busca por maior acurcia das informaes surge da dificuldade de se gerenciar a carteira de produtos diante das pequenas margens de contribuio e da grande variedade de itens.

Para superar essas dificuldades necessrio que as melhorias dos sistemas de custeio sejam resultado do esforo conjunto do pessoal da armazenagem com a controladoria da empresa. fundamental conciliar o conhecimento da operao com uma slida base conceitual sobre custos. A metodologia de medio e alocao de custos, que ser apresentada, pode ser utilizada no s para o desenvolvimento ou aperfeioamento de um sistema de custeio, mas tambm para clculos de custos em situaes especficas com a finalidade de apoiar decises de mdio e longo prazo.

Custos de armazenagem

A grande maioria dos custos de armazenagem aluguel, mo de obra, depreciao de instalaes e equipamentos de movimentao - so fixos e indiretos. Essas duas caractersticas dificultam respectivamente o gerenciamento da operao e a alocao de custos.

A elevada parcela de custos fixos na atividade de armazenagem faz com que os custos sejam proporcionais capacidade instalada. Desta maneira, pouco importa se o armazm est quase vazio ou se est movimentando menos produtos do que o planejado. Ainda assim, a maior parte dos custos de armazenagem continuaro ocorrendo, pois, na sua grande maioria, esto associados ao espao fsico, aos equipamentos de movimentao, ao pessoal, e aos investimentos em tecnologia.

Para tornar a situao ainda mais complexa, importante lembrar que a demanda pela atividade de armazenagem no constante, nem ao longo dos meses, nem ao longo dos dias do ms ou da semana. Um exemplo claro disso a concentrao da expedio nos ltimos dias do ms. Isto tende a levar ao super dimensionamento da capacidade para atender os dias de pico, ou, ao contrrio, faz com que o armazm opere acima da sua capacidade, prejudicando o nvel de servio atravs de falhas, avarias, e atrasos. Assim, medidas que venham amortecer essas variaes na demanda, sero sempre positivas do ponto de vista da expedio. Principalmente quando as razes para os picos de demanda so induzidas por polticas internas como, por exemplo, cotas mensais de vendas, prazo para faturamento, falta de uma poltica de ressuprimento contnuo com os clientes etc.

O fato de os custos de armazenagem serem indiretos dificulta a sua alocao aos produtos e clientes, pois a alocao, neste caso, realizada atravs de rateios, deixando-os sujeitos a distores. Para minimizar as distores importante que:

os itens de custos sejam contablizados de acordo com a sua funo (movimentao, acondicionamento, administrao) e no por contas naturais (depreciao, mo-de-obra);

a alocao seja condizente com o real consumo de recursos na operao.



Custos de armazenagem

A grande maioria dos custos de armazenagem aluguel, mo de obra, depreciao de instalaes e equipamentos de movimentao - so fixos e indiretos. Essas duas caractersticas dificultam respectivamente o gerenciamento da operao e a alocao de custos.



1. Identificar os itens de custos Nessa etapa, deve-se selecionar os itens de custos que sero considerados. Por exemplo: operadores de empilhadeira, supervisores, depreciao das empilhadeiras, custo de oportunidade das empilhadeiras, aluguel do armazm, depreciao dos racks e custo de oportunidade dos racks. importante que as contas no sejam agrupadas somente de acordo com a sua natureza - como depreciao, pessoal etc. -, pois neste caso se condicionaria a alocao de todas as contas a um nico critrio. Dessa forma, em vez utilizar uma nica conta de depreciao, deve-se considerar separadamente a depreciao de cada ativo (empilhadeira, rack, palete etc.).

2. Clculo dos itens de custos Alguns itens, como salrios, benefcios, manuteno, aluguel e outros, so obtidos com facilidade atravs da contabilidade. Outros itens, como a depreciao e o custo de oportunidade, precisam ser calculados de fato, conforme exposto abaixo:

Depreciao segundo a viso gerencial, o tempo utilizado para depreciao no deve ser o tempo contbil legal, mas sim o de operao do ativo quanto tempo a empresa utiliza um determinado ativo antes de substitu-lo. Assim, para calcular o valor mensal de depreciao, deve-se dividir a diferena entre o valor de aquisio e o residual pelo tempo (n meses) que a companhia ir utilizar o ativo (antes de troc-lo).

Custo de oportunidade no existe na tica contbil, pois no existe uma despesa associada a esse custo, mas sim uma perda de receita ocasionada pela imobilizao de um capital. Uma empresa que tenha um armazm prprio no tem uma conta de aluguel. No entanto, deve ter um item de custo associado ao custo de oportunidade do imvel, que representa o quanto a empresa ganharia se o vendesse e investisse o capital em outros projetos, ou caso resolvesse alug-lo. Para clculo do valor do custo de oportunidade, deve-se multiplicar o valor do ativo pela taxa de oportunidade da empresa - que normalmente varia entre 10 a 20% ao ano. Vale chamar a ateno que, para um ativo como a empilhadeira, deve-se considerar tanto o custo de depreciao como o de oportunidade.

3. Agrupar os itens de custos relativos a cada funo (ou atividade) - O objetivo de agrupar os custos em funes ou atividades facilitar a alocao desses custos na etapa seguinte. Por exemplo, a funo de movimentao ir reunir itens de custos de diferentes contas naturais pessoal, manuteno, depreciao mas que esto todos direcionados ao mesmo objetivo, movimentar materiais, e assim podem ser alocados por um nico critrio de rateio, como nmero de paletes expedidos.

Quando a operao for relativamente simples, o sistema de custeio pode ser desenvolvido considerando as funes bsicas da atividade de armazenagem. J no caso de uma operao mais complexa, que movimenta produtos com caractersticas de acondicionamento ou movimentao muito distintas, pode ser necessrio subdividir as funes em atividades. A seguir, sero abordas as funes bsicas que devem ser consideradas:

a) A movimentao de materiais inclui a recepo e a expedio de mercadorias. Assim, devem ser agrupadas nessa funo todos os itens de custos referentes a essas atividades, como por exemplo os custos associados a empilhadeiras, transelevadores, operadores de empilhadeira, supervisores da movimentao etc.

b) O acondicionamento de produtos se refere a estocagem do produto. Deve se ter em mente que esta funo no engloba a movimentao. Esta funo se refere apenas ao fato de o produto estar parado em estoque. Nesse caso, o produto estaria consumindo um espao, no s de um armazm como tambm de um palete, de um contenedor, rack. Assim, teriam que ser agrupados os custos referentes ao espao, como aluguel ou custo de oportunidade do armazm, e os itens referentes a ativos que esto sendo utilizados no acondicionamento do produto como paletes e racks.

No caso de produtos que necessitam de acondicionamento especial como os que devem ser mantidos em ambiente refrigerado, tambm devem ser considerados os custos com o equipamento de refrigerao e consumo de energia eltrica.

Pelo fato da funo de acondicionamento estar ligada diretamente ao espao fsico, o grupo de custos dessa funo comumente chamado de custo da ocupao de espao.

c) A funo de administrar o fluxo de bens na realidade ir agregar os custos que no dizem respeito s funes anteriores por terem um carter mais administrativo, como por exemplo os custos referentes ao gerente, secretria, ao telefone, ao material de escritrio etc.

4. Alocar custos a cada produto ou cliente - Uma vez agrupados segundo as funes (ou atividades) necessrio alocar esses custos aos produtos. Os custos dos clientes, podem ser obtidos a partir do mix de consumo de cada cliente, estando sempre atento, claro, para alguma condio especial que o cliente possa exigir.

Entre alguns critrios de alocao para cada uma das trs funes bsicas da armazenagem esto:

Movimentar material os custos dessa funo, mesmo que indiretamente, se referem ao volume de carga expedida. importante perceber qual de fato o gerador do consumo de recursos. No exemplo de um armazm em que toda mercadoria paletizada, o nmero de paletes expedidos de cada produto seria um bom critrio de rateio para esses custos de movimentao.

Nesse caso, pode-se imaginar que o consumo dos recursos se d pela movimentao da empilhadeira, que carrega sempre um palete, independente da quantidade de produtos ou caixas nele contido. Assim, possvel obter o custo de cada movimentao dividindo-se o custo total associado movimentao pela soma dos paletes recebidos e expedidos.

importante, que sejam considerados todos os paletes recebidos e expedidos, mesmo os no completos, pois, como j comentado, o trabalho de movimentao praticamente o mesmo estando o palete completo ou no. De posse do custo de cada movimentao, basta verificar quanto de cada produto foi movimentado - no caso, quantos paletes foram recebidos e expedidos - e multiplicar esse valor pelo custo unitrio da movimentao de paletes.

Se esse mesmo armazm expedisse no s paletes, mas tambm caixas avulsas, j seria interessante separar a funo de movimentao em atividades, como por exemplo: recepo, expedio de paletes e expedio de caixas avulsas.

b. Acondicionar produtos os custos dessa funo, usualmente, do margem a distores na alocao, uma vez que esses no so proporcionais ao volume expedido. Uma linha de produto pode estar ocupando espao no armazm e no ter nenhuma unidade vendida, enquanto outra pode ocupar um espao relativamente pequeno e ter um alto volume de vendas.

Nos casos em que os produtos no esto dispostos em paletes ou no so utilizados racks o processo bastante similar. No entanto, nestes casos deve-se considerar o limite de armazenagem de cada item por metro quadrado, que funo da dimenso e do empilhamento mximo de cada produto.

Para um dado custo associado ocupao do espao, a alocao a cada produto realizada em funo de dois fatores: do giro e do espao ocupado por cada produto:

quanto menor o espao ocupado pelo produto, menor ser o seu custo unitrio de ocupao; quanto maior o giro do produto, menor ser o seu custo unitrio de ocupao do espao.

c. Administrar o fluxo de bens os custos relativos administrao do armazm usualmente no esto relacionados ao volume de carga expedido, tampouco quantidade dos produtos em estoque, mas sim ao nmero de processamentos realizados. Dessa forma, esse custo pode ser alocado de acordo com o nmero de ordens (ou notas) de recebimento ou expedio.

importante notar que a alocao dos custos dessa funo especfica ir variar bastante em funo da empresa, sendo a participao do executivo da rea primordial na definio do critrio dessa alocao.

Se hoje em dia a atividade de armazenagem j tem uma importncia muita maior que a alguns anos atrs, a tendncia que para os prximos anos, essa atividade se torne ainda mais expressiva. O e-commerce (comercio eletrnico) que uma tendncia mundial, j est comeando a se desenvolver aqui no Brasil. Diante dessa realidade os pedidos de entrega se tornaro ainda mais pulverizados, exigindo uma maior competncia do processo de armazenagem, principalmente no que se refere a separao de materiais. Por outro lado, as apertadas margens de contribuio continuaro sendo uma realidade, tornando a acurcia das informaes de custos cada dia mais importante.

Autor: Maurcio Pimenta Lima - mplima@coppead.ufrj.br

Engenheiro de Produo pela EE/UFRJ, pesquisador do Centro de Estudos em Logstica. Tem atuado nas reas de custos e tcnicas quantitativas aplicadas a logstica. um dos autores do livro Logstica Empresarial: A Perspectiva Brasileiro